Membuat template bukti pendaftaran, setting autocrat agar otomatis kirim bukti ke email pendaftar - Ini adalah artikel terakhir dari studi kasus PPDB online menggunakan google form otomatis mengirim bukti pendaftaran ke calon peserta didik melalui email

Pada artikel sebelumnya ibu bapak telah mengaktifkan autocrat add-on pada google sheet, kali ini saya mengajak ibu bapak untuk membuat template bukti pendaftaran PPDB, lalu melakukan setting autocrat agar berjalan sesuai harapan yaitu mengirim bukti pendaftaran ke email calon peserta didik.

Cara cetak dan kirim bukti pendaftaran PPDB google form online ke email pendaftar

Tujuan utama materi ini adalah ibu bapak dapat membuat template bukti pendaftaran, sekaligus mampu mensetting autocrat agar dapat mengirim bukti pendaftaran PPDB online ke email calon peserta didik.

1. Persiapan template bukti pendaftaran

1. Buat template bukti pendaftaran menggunakan Microsoft Word (pertimbangan karena kemudahan)
2. Contoh template dapat di download dari sini ->https://s.id/templateppdb
3. Jika kesulitan, coba lihat formatnya disini ->lihat
4. Perkiraan tampilan bukti penerimaan PPDB seperti gambar dibawah. Silahkan di modifikasi sesuai ketentuan sekolah ibu bapak

2. Ubah setelan Folder google drive

Lakukan langkah berikut:

1. Buka google drive -> masuk ke folder PPDB2021
2. Klik setelan (setting)
3. Ceklist konversikan file yang diupload...dst
4. Lalu klik kembali

3. Upload file template bukti pendaftaran PPDB online ke Folder google drive

1. Klik tanda icon + atau klik kanan pada area kosong(pilih mana yang mudah saja)
2. Klik upload file
3. Cari file template bukti pendaftaran PPDB online yang ibu bapak sudah buat di PC
4. Setelah ketemu, open -> file template Word akan diupload ke google drive
5. File template bukti pendaftaran PPDB Microsoft word otomatis di konversi ke google docs

4. Edit tags template bukti pendaftaran PPDB

1. Klik 2x google sheet response
2. Klik 2x template bukti pendaftaran ppdb online yang barusan di upload untuk membukanya
3. Edit data No pendaftaran -> tags diambil dari header Google sheet response
4. Cara edit tags:

5. Lakukan editing sampai semua tags sudah sesuai dan sama dengan yang ada di header google sheet response
6. Hasil akhir setelah di edit seperti -> ini
7. Silakan lakukan penyalinan atau download agar dapat digunakan dengan cepat.

5. 9 langkah setting autocrat

Sekarang kita fokus ke google sheet yang masih terbuka. Kita akan melakukan setting autocrat yang akan mentrigger (memicu) saat ada response jawaban masuk dari google form.

1. Klik menu ekstension -> Autocrat -> Launch
2. Terbuka jendela autocrat -> klik New Job

5.1. Langkah 1-3. Memberi nama job, memilih template dan mapping tags

1. Langkah 1. Beri nama job, sesuaikan saja contoh: ppdbsmk2021 -> klik Next
2. Langkah 2. Pilih template -> Cari di drive -> pilih template yang paling terakhir kita buka -> Select
3. Langkah 3. Map source data template query (disebut tags), samakan dengan header row dari google sheet column. Pilih yang sesuai
4. Lakukan pada semua tags template mapping ke kolom header google sheet, Next

5.2. Langkah 4-5. Memberi nama file dan tipenya, memilih folder penyimpanan file

1. Langkah 4. Beri nama file. File name saya kombinasi dengan tags, agar outputnya menjadi seperti ini:buktipendaftaran-rudy. Silahkan disesuaikan saja.
2. Ubah tipe file menjadi PDF saja, Next
3. Langkah 5. Pilih folder penyimpanan file bukti pendaftaran -> Choose folder -> pilih folder yang paling terakhir kita buka -> Select
4. Jika ada beberapa folder, silahkan delete yang lain, Next

5.3. Langkah 6-8. Mengatur lampiran file dan isi email autocrat

1. Langkah 6-7 kita next saja
2. Langkah 8. Cek Share doc ke yes. Pilih tipe PDF.
3. Scroll ke bawah seting email
To : isikan tags Email dari calon siswa (lihat google sheet kolom Email Address)
Cc : isikan jika memang perlu, yaitu email untuk tembusan. Jika tidak kosongkan saja
Subject : isi judul email -> contoh Bukti pendaftaran Siswa Baru - tags nama siswa (lihat google sheet kolom Nama siswa)
Isi email :

Kepada yth,
Bapak <<Nama Ayah>>
orang tua dari
<<Nama Siswa>>
Terlampir bukti pendaftaran Putra / Putri bapak di SMK Budi Karya Natar dengan nomor pendaftaran <<No Pendaftaran>>

Bawa bukti ini (tunjukan) kepada PANITIA PPDB SMK Budi Karya Natar pada Jam kerja antara 7.30 sampai 16.30 sore untuk dilakukan VALIDASI dan REGISTRASI.

Bawa juga syarat-syarat berkas:

FC KK 2 lembar
FC Ijasah/SKHU (jika sudah ada) 2 lembar
foto 3x4 2 lembar

Lakukan pelunasan biaya masuk sebelum 31 April 2021 (gelombang ke 1) untuk mendapat potongan Rp.400.000. Untuk keterangan lebih lengkap, silahkan kunjungi web sekolah kami di www.smkbudikarya.sch.id/ppdb/
Salam hormat

Panitia PPDB SMK Budikarya


tembusan:-
Kepala SMK Budikarya

4. Setelah semua ok, Next

5.4. Langkah 9. Mengatur trigger dan menjalankan job autocrat

1. Klik run on form trigger -> pilih yes
2. Opsi lainnya No saja-> Save
3. Klik play untuk menjalankan jobs autocrat. Jika ada popup, klik yes saja.

6. Menguji Form PPDB online dengan autocrat

1. Buka dan isi form berikut sampai submit: https://forms.gle/yWkiVhVVWyXpdjFm9
2. Cek email anda
3. Jika ada email masuk dengan lampiran yang sesuai, maka studi kasus PPDB Online menggunakan autocrat telah selesai

Demikian cara membuat form PPDB online menggunakan add-on autocrat. Masih banyak yang bisa di explore misalnya menambahi foto calon peserta didik secara otomatis. Mungkin akan saya bahas dilain waktu. Ditunggu ya...

Daftar isi